Khi nào được ký thay, ký thừa lệnh, ký uỷ quyền hoặc ký thay mặt?

Một văn bản sau khi được soạn thảo muốn có hiệu lực thì văn bản đó phải được ký ban hành từ người có thẩm quyền ký. Vậy khi nào văn bản sẽ được ký thay (KT.), ký thừa lệnh (TL.), ký thừa uỷ quyền (TUQ.) hoặc ký thay mặt (TM.)?

1. Ký thay (KT)

Chỉ được áp dụng đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng. Cụ thể như sau:

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

– Có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

– Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

– Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu.

2. Ký thừa lệnh (TL)

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản.

– Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay.

– Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

– Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

3. Ký thừa uỷ quyền (TUQ)

– Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.

– Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền.

– Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.

– Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

– Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

4. Ký thay mặt (TM) 

Được áp dụng đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể, cụ thể như sau:

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức.

– Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

5. Một số quy định chung về ký ban hành văn bản

– Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành.

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

– Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

– Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

(Theo Điều 13 và Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

Như vậy, khi ký ban hành văn bản phải tuân thủ theo quy định của pháp luật nhằm đảm bảo hình thức và phạm vi thẩm quyền của người ký đối với văn bản.